I 5 consigli per organizzare il proprio tempo


“La colpa è del tempo che non ho!”
mi ripetevo, fino a quando ho deciso di studiare il problema per trovare una soluzione. Se anche tu hai il problema di cercare più tempo per le tue giornate, puoi continuare a leggere questo articolo per scoprire i miei 5 consigli per organizzare il proprio tempo.

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Il metodo che ho sviluppato nasce sia dalla lettura di molti articoli online, sia dallo studio di me stesso su come e quanto utilizzavo il mio tempo.

Consiglio n. 1 – Le abitudini quotidiane

imagesIl primo consiglio è quello di rendere le tue giornate un po più abitudinarie, infatti spesso avere giornate molto differenti tra di loro ti porta via quella sensazione di essere in orario.

L’essere abitudinari non vuol dire ripetere sempre le stesse cose ogni giorno, ma deve esser vista più come una forma di organizzazione del proprio tempo, ad esempio tu puoi svegliarti e fare colazione in 15 minuti, non vuol dire che la colazione sia sempre la stessa, puoi variare (latte yogurt, succhi ecc…).

Quindi Dividi la tua giornata in:

  • Dalle 7.00 alle 7.20 – Colazione
  • Dalle 7.20 alle 7.35 – Lavarsi e vestirsi
  • Dalle 7.35 alle 8.00 – andare a lavoro / scuola
  • ecc…

Ora che hai diviso la tua giornata, devi fare attenzione a quale parte di essa sei più efficiente e più produttivo. Io ad esempio lo sono la mattina appena arrivato al lavoro e la sera quando trovo la tranquillità di casa.

Consiglio n. 2 – Fare una lista delle cose da fare

organizzare-il-tempo-gestire-la-giornata-per-vivere-meglio_o_su_horizontal_fixedUna fase importante, che sarà sempre utile in qualsiasi situazione, è quella di fare una lista delle cose da fare. In questa fase iniziale basta semplicemente fare un lungo elenco di cose da fare.

Appena finito il proprio elenco, bisogna dividere tutte le attività complesse in attività semplici, ad esempio:

  • Fare la spesa per la cena di domani sera

può diventare

  • comprare il pane dal fornaio;
  • comprare la frutta dal fruttivendolo;
  • comprare le bistecche dal macellaio;
  • ecc…

così le operazioni più piccole e semplici ti danno quella sensazione di immediatezza nell’essere eseguite.

Consiglio n. 3 – Priorità e raggruppamenti

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Questo è uno dei consigli più difficili da apprendere, ma è alla base di qualsiasi metodo di organizzazione.

In questa fase, dopo aver creato la lista generale delle cose da fare, bisogna attribuire una priorità a ciascuna delle attività segnate sulla lista, queste possono essere divise in due tipi Urgente e Importante.

  1. Urgente e Importante = sono le attività che devi fare subito e prima delle altre, quindi da fare in giornata o al massimo il giorno dopo.
  2. Urgente ma non Importante = sono le attività che puoi programmare nella settimana, oppure visto che è poco importante le puoi delegare;
  3. Non Urgente ma Importante = sono le attività da programmare nella settimana o nel mese, ma che devi fare personalmente, quindi non le puoi delegare;
  4. Non Urgente e Non Importante = sono le attività che puoi programmare a lunga scadenza, le puoi delegare e/o se non più necessarie le puoi depennare.

Un piccolo trucco che io uso è quello di raggruppare tutte le piccole attività da compiere in luoghi vicini tutte nello stesso momento, così facendo vado a ridurre i tempi di viaggio.

Se non vi trovate con il metodo di Urgente/Importante, potete semplicemente assegnare la priorità delle vostre attività secondo una scala temporale molto più semplice:

  1. cose da fare in giornata, massimo domani;
  2. cose da fare in settimana;
  3. cose da fare entro fine mese;
  4. cose da fare entro fine anno;

In questo modo puoi assegnare a progetti più grandi delle scadenze a lungo termine e ad attività più semplici scadenze a breve termine.

Ti voglio sottolineare tre aspetti fondamentali:

  1. Non fissare scadenze o priorità impossibili da rispettare, questo va a discapito della tua autostima in quanto ogni volta riuscirai a rispettare il tuo piano di lavoro, quindi io inizialmente (prime due o tre settimane) ho fissato delle scadenze lunghe (ad esempio scadenze settimanali per le cose semplici e mensili per quelle settimanali), poi man mano che mi abituavo al sistema, ho tarato meglio le scadenze in funzione della mia reale efficienza nel compiere azioni simili.
  2. Devi essere più elastico, ad esempio se ti nasce l’esigenza di una attività più urgente ed inaspettata puoi spostare di qualche giorno qualcosa di meno urgente. Alla fine non cambierà sostanzialmente il tuo piano di lavoro, ma ti da la possibilità di mantenere le scadenze.
  3. Fai le tue attività una per volta, appena finisci una attività puoi iniziare un’altra. Se finisci tutte le attività programmate per quest’oggi, puoi passare a quelle di domani, o a quelle programmate per la settimana. Se hai fatto tutto nel modo corretto, ti ritroverai a fine giornata con una sola attività, cioè programmare le cose da fare per il giorno seguente.

Consiglio n. 4 – Pause dal Lavoro, Divertimento e Sonno

Sembra strano ma per essere più produttivi bisogna fare delle pause obbligate. Infatti ho constatato che abituarmi a fare delle pause di circa 5 – 10 minuti mi aiuta a tornare più concentrato sul problema o sulla attività che sto eseguendo, fungendo anche da incentivo a completare la mia attività nel tempo previsto.

Questa pausa dal lavoro non la considero tempo “perso”, ma io la utilizzo per distrarmi dalla mia attività principale, ad esempio leggo le mail o i messaggi dei servizi social, oppure mi prendo un caffè o faccio uno spuntino. Ricorda di rispettare la pausa di 5 – 10 minuti, altrimenti diventa un pretesto per allontanarti dal tuo lavoro.

Un altro trucco che io ho imparato ad utilizzare è quello in cui al di fuori degli orari lavorativi cerco di divertirmi facendo quello che più mi piace, ad esempio leggo un libro sul mio Kindle, mi distraggo con qualche serie TV o qualche film, Hobby o semplicemente passeggiare con gli amici.

Il Sonno è un altro aspetto da tenere in considerazione, infatti bisogna essere ben riposati per partire con il piede giusto al mattino. Vi consiglio di dormire dalle 6 alle 8 ore a notte e che queste ore siano continuative.

Consiglio n. 5 – Prendere nota degli avanzamenti e rivedere la lista

Un aspetto importante da tenere in considerazione, al fine di autovalutare se il metodo funziona è quello di prendere nota delle attività svolte, e a fine giornata, o comunque quando se ne sente il bisogno, rivedere la propria lista degli impegni da fare. Questo mi aiuta a valutare quanto lavoro mi resta, a programmare la prossima giornata, inoltre serve a valutare se il metodo è efficace (la mia produttività resta costante) o se è intervenuto qualche fattore esterno che mi ha distratto più del dovuto.

Vi lascio inoltre con la seguente citazione:

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.” Cyril N. Parkinson

che possiamo tradurre in:

“più tempo avrai, più ne sprecherai”

Questo rappresenta il primo di una serie di articoli che riguardano la produttività, l’organizzazione e i trucchi per lavorare meno ma essere più produttivi.

Sicuramente tratterò altri aspetti che non ho considerato in questo articolo, come ad esempio come fare le liste, il metodo per quantificare il tempo impiegato per fare delle attività, fino ad arrivare al Bullet Journal e ad altri sistemi analoghi.

Continuate la lettura di altri articoli sul mio blog, e se avete consigli, dubbi o avete qualche trucco da svelare puoi scriverlo nei commenti.

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