Scopri come organizzare una agenda

Quante volte hai iniziato a scrivere una agenda e poi dopo tre giorni hai abbandonato tutto perché non ne trovavi il senso o l’utilità? Io personalmente l’ho fatto tante volte, fino a quando non ho capito il vero scopo della agenda. Continua a leggere questo articolo per scoprire i segreti di come organizzare una agenda.

Questo è il secondo articolo di una serie che tratta l’organizzazione e gestione del nostro tempo, sia in ambito lavorativo che casalingo, (work and home planner) se ti sei perso il primo articolo ecco qui il link.


61qmibgeyol-_sl1500_Avere una agenda rappresenta un passo importante
per organizzare il tuo tempo e la tua vita, imparare ad utilizzarla nel modo corretto e con costanza ti porterà un notevole vantaggio, sia in ambito lavorativo che casalingo, inoltre ti permetterà di ridurre lo stress generato dalle scadenze e nel contempo ti permette di avere del tempo libero.

Per poter organizzare la tua agenda, devi seguire i seguenti punti, dando una risposta ad ognuno di loro:

A cosa serve l’agenda?

L’agenda è uno strumento personale, quindi è sostanzialmente legato alla persona che la scrive e non al luogo di utilizzo. Infatti tu puoi utilizzarla sia a casa che al lavoro, senza necessariamente avere due agende separate.

Inoltre una agenda serve a compiere varie operazioni che possiamo dividere in:

  1. Ricordare: ti serve quindi a ricordare tante informazioni utili, come ad esempio:
    1. Gli appuntamenti (di lavoro o relativi alla famiglia);
    1. Ricorrenze (Scadenze, Compleanni, Ricorrenze ecc…);
    1. To/Do List, ovvero le liste delle cose da fare (Lista della spesa, lista per organizzare una cena o un evento come i compleanni, ecc…). Fai molta attenzione su questo punto, e vai a leggere cosa ho scritto in questo articolo;
  1. Organizzare: ad esempio può essere utile per organizzare la tua giornata lavorativa ricca di impegni, oppure le faccende domestiche;
  1. Tracciare: questa fase ti è utile per tenere traccia e quindi prendere nota degli avanzamenti del tuo lavoro.
  1. Motivare: puoi registrare e organizzare eventi a medio / lungo termine, come ad esempio un viaggio che sia di lavoro o di piacere, oppure un progetto importante e di grandi dimensioni.

Agenda cartacea o agenda virtuale?

Se sei un tipo “smart” che ama la tecnologia ed i suoi mille congegni, come un pc, uno smartphone o un tablet, puoi adottare la soluzione di agenda virtuale, ovvero scrivere la tua agenda su di un servizio online.

google-calendarEsistono diversi tipi e diversi aziende che ti forniscono questi servizi, anche gratuitamente, ma io ti consiglio quelli di Google o quelli di Microsoft, e per chi ha un mac/iphone può adottare quelli di Apple.

calendario-windows-10In sostanza basterà scrivere all’interno del “calendario” i vostri appuntamenti con le relative scadenze e remind (ovvero il servizio di notifica di una imminente scadenza) ed il gioco è fatto. Inoltre potete utilizzare le Task list o To/Do list, che rappresentano le liste di cose da fare. In questo caso potete utilizzare servizi come Wunderlist, oppure task di Google / Gmail, To/Do list oppure Trello. Tutti questi servizi hanno la loro controparte per smartphone, quindi utile per ricordarti le tue scadenze anche quando sei lontano dal pc.


new-imageSe invece sei un tipo tradizionalista
, o come me ti piace scrivere su carta, semmai utilizzando anche una ottima penna, allora ti consiglio di recuperare una agenda cartac
ea. Queste possono essere divise in classiche ovvero le agende già prestampate con tutti i giorni dell’anno (tipo quelle che ti regala la banca a Natale), che si dividono in giornaliere, settimanali, mensili, con più o meno tabelle per appuntare le chiamate piuttosto che le to/do list.

Oppure puoi utilizzare agende professionali, realizzate per uno scopo preciso, come ad esempio quelle per il lavoro, con appuntamenti, scadenze e to/do list.

bullet-journal-6-700x525Un’altra soluzione, che poi è la mia preferita, è quella di utilizzare un notebook, si un quaderno, che ha le pagine a vostro piacimento come le righe, i quadretti o bianche. Su questo notebook io applico un metodo detto Bullet Journal, che con il passare del tempo ho modificato e adattato a mio piacimento e mi lascia molta libertà di scrivere e di variare la mia agenda in funzione del tipo e della quantità di lavoro da fare. Nei prossimi articoli ve ne svelerò alcuni segreti.

Se l’agenda è cartacea c’è da scegliere anche il formato, ovvero la dimensione della agenda, che a conti fatti è un aspetto da non sottovalutare. Se usi la tua agenda in un posto fisso (ad esempio a casa o al lavoro) puoi adottare un formato più 71etfquupl-_sl1500_grande, un A4 o un A5 possono andare più che bene e ti danno tutto lo spazio che serve per scriverci di tutto.
Se vuoi utilizzare o portate sempre con te l’agenda, la soluzione migliore sarebbe un formato A6 in quanto lo riesci a mettere tranquillamente in borsa o nello zaino senza grossi problemi. Io personalmente utilizzo un notebook della Moleskine in formato A5 a righe, che risulta essere sottile abbastanza e dalle dimensioni giuste per poter essere trasportato nella mia borsetta porta pc senza grossi sforzi, dandomi comunque la possibilità di avere abbastanza spazio per i miei impegni.

Altre tipologie di agenda sono quelle ad anelli, che hanno gli stessi formati di cui prima, quindi valgono gli stessi principi, eb55f720f5b373325a40065224cca2e8ma in più hanno la possibilità di aggiungere o spostare i fogli con facilità. C’è un aspetto negativo in queste agende, ovvero la presenza degli anelli, che danno noia quando scrivi sulla pagina sinistra in quanto ti limitano i movimenti, costringendoti a togliere la pagina per poterci scrivere per poi riposizionarla.

Esistono altri tipi di agende, tra cui una delle mie preferite, che è la Traveller Notebook detta TN oppure con il suo vecchio nome Midori. Una sorta di congiunzione tra una agenda rilegata ed una in cui si possono scambiare le parti interne. Se vuoi saperne di più leggi il mio articolo sulle Midori.

Una o più agende? L’agenda ibrida?

Io preferivo inizialmente avere una unica agenda per tutto, anche perché utilizzando fino allo scorso anno la mia TN avevo la possibilità di inserire al suo interno tanti quaderni in modo da avere uno per ogni argomento. Oggi utilizzo un notebook, quindi ho adottato la soluzione di avere due agende, una per il mio lavoro, ed una per la casa, impegni personali e per il mio blog. Inoltre ho abbinato alla mia agenda cartacea una soluzione digitale, ovvero ho trascritto parte delle informazioni, su servizi digitali, ad esempio per le mie scadenze utilizzo Wunderlist, e per gli appuntamenti importanti uso il calendario di Google. Per le note più importanti utilizzo OneNote di Microsoft.

Ora dopo aver compreso quale può essere lo scopo della tua agenda, aver scelto tra la soluzione cartacea e quella digitale, ed il numero di agende da avere, passiamo a scoprire come e cosa scrivere.

Quindi l’agenda è uno strumento utile e necessario alla nostra organizzazione e gestione del nostro tempo, tempo de dobbiamo organizzare e gestire secondo le nostre priorità, in modo da raggiungere i nostri obiettivi.

I primi passi

Ti consiglio di seguire il mio stesso percorso, quindi inizialmente:

    • Una agenda (cartacea);
    • Scrivere gli appuntamenti di lavoro;
    • Scrivere le ricorrenze come compleanni, anniversari, feste;
    • Scrivere le scadenze come tasse, assicurazioni, bolli auto, bonifici da effettuare ecc…
    • Utilizzare le liste sia per il lavoro che per la casa, quindi in pratica una lunga lista di cose da fare, da comprare, da rivedere. Ogni lista su di una nuova pagina. Se adottate le agende prestampate, puoi scrivere le liste sui giorni festivi o su quelli in cui sei sicuro che non lo utilizzerai.
    • Le liste le dividi in due tipi, quelle con le scadenze le devi inserire nel giorno della scadenza, quelle delle cose da fare senza una scadenza o ad esempio la lista delle cose da acquistare al supermercato le inserisci in un unico foglio.
  • Cancellare gli appuntamenti svolti, inserire eventuali note su cui si è discusso a quell’appuntamento, Cancellare tutte le cose fatte. Basta anche una bella riga sopra il rigo, oppure un segno di spunta ad inizio rigo.

I passi successivi, ed utilizzo professionale.

In questo caso sarebbe utile organizzare l’agenda in maniera differente:

    • Inserire un orario ad ok per gli appuntamenti;
    • Inserire un orario per la gestione delle mail, delle telefonate e per le pause pranzo;
    • Prevedere per ogni attività da effettuare un tempo massimo nel quale svolgere quella operazione.
    • Organizzare in maniera più efficiente i viaggi di lavoro o gli spostamenti, in maniera da ridurre al minimo i tempi di spostamento e quelli in cui noi siamo fuori dall’ufficio.
    • Realizzare delle liste per espletare i progetti a medio / lungo termine.
  • Utilizzare un sistema ibrido (online / cartaceo) in modo da avere la possibilità di visionare la propria agenda anche da diversi dispositivi, ed inoltre le agende online possono essere condivise con gli eventuali collaboratori.

Ovviamente non dimenticare mai di lasciare un po’ di tempo libero da dedicare alle cose che ti rendono felice, come gli Hobby, le passeggiate, le uscite con gli amici. Non tutto è fatto di solo lavoro, ricordati sempre che

Si lavora per vivere e non si vive per lavorare.

Inoltre posso aggiungere che non esiste una organizzazione perfetta, non esiste il metodo giusto per tutti o l’agenda giusta per tutti, tutto dipende da ciò che vuoi fare, come lo vuoi fare e dalle tue abitudini. Infatti questo articolo lo devi intendere più come uno spunto, un consiglio o un’idea sulla quale poi basare il tuo metodo personale.

Io personalmente ho cambiato e abbandonato il progetto della mia agenda tante volte, e tante volte ancora lo farò, ma questo non deve scoraggiarti ma invogliarti a perfezionare e modificare il tuo metodo secondo le tue esigenze.

3 pensieri riguardo “Scopri come organizzare una agenda

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