Organizzare il lavoro in 3 semplici mosse

Sei una persona piena di impegni? La tua agenda scoppia? Vuoi organizzarti meglio per poter progettare le tue giornate? Allora continua a leggere questo articolo sui miei consigli su come organizzare il tuo lavoro.

Questo è il terzo capitolo della mia serie di articoli sull’organizzazione, che può essere applicato sia al lavorio sia alla vita di tutti i giorni. Se ti sei perso i primi due argomenti ti lascio i link .

I 5 consigli per organizzare il proprio tempo

Scopri come organizzare una agenda

Io sono una persona disordinata che vuole ordinarsi, ovvero organizzarsi, ed è proprio per questo che ho cominciato a cercare il modo su come organizzare le mie giornate, sia per avere un quadro chiaro di ciò che devo fare, sia per essere più produttivo, e sia per non avere più il peso dello stress derivante dalle attività dell’ultimo minuto, o peggio dalle attività scadute.

Infatti ho cominciato a studiare e a perfezionarmi già dal 2015, ed ora sono qui a raccontarti i miei consigli su come organizzare il lavoro.

Innanzi tutto dobbiamo fare una distinzione sul tipo di lavoro che devi svolgere, ed io l’ho diviso in tre grandi gruppi:

  • Il lavoro “Ordinario o ciclico”: ovvero quel lavoro che ha un carattere ciclico, come nel mio caso la gestione di un cantiere di costruzioni ha una ciclicità a carattere settimanale, con alcune fasi a scadenza mensile. Alti esempi possono essere i commercianti, gli ambulanti o la maggior parte dei lavori di ufficio.
  • Il lavoro “per Commessa”: in questo caso ho inserito i lavori per commessa, ovvero quei lavori che hanno un inizio ed una fine definita, non hanno una vita ciclica e quindi devono essere trattati caso per caso, in quanto sono simili tra loro ma mai uguali, un esempio può essere un artigiano o un libero professionista che ha dei clienti, o un tecnico come ingegneri, architetti, sviluppatori software, e tutti quelli che lavorano per commessa.
  • Il lavoro “Quotidiano”: in questo caso rientrano quei lavori che non hanno una ciclicità vera e propria, sono difficili da prevedere e devono essere svolti  giorno per giorno.  In pratica è tutto ciò che non rientra nei due casi precedenti, ed inoltre ha anche la funzione complementare agli altri due.

Ora ti starai chiedendo in quale dei tre tipi il mio lavoro ricade, ebbene in tutti e tre.

Abbiamo fatto la distinzione sul tipo di lavoro, quindi passiamo a descrivere quali sono i miei consigli su come affrontarli.

Lavoro “ordinario o ciclico”

Come ho scritto prima, il lavoro ordinario è di tipo ciclico, ovvero ha una cadenza principale di tipo settimanale e/o mensile, con ulteriori scadenze con altre cadenze. Per  darti un’idea, io gestisco un cantiere di costruzioni, ho la maggior parte delle scadenze a carattere settimanale, ad esempio la riunione del giovedì e i rapportini del martedì, quindi ho suddiviso la mia “Agenda” con uno schema settimanale che mi consente di avere sott’occhio l’intera settimana, in cui riporto principalmente:

  • Cosa si è fatto (giorno per giorno) durante la settimana;
  • La lista delle scadenze settimanali;
  • La lista dei rapportini settimanali;

Ho una ulteriore sezione in cui trascrivere la to/do list delle cose da fare (che non sono cicliche e non potevo prevedere), le mie note come ad esempio le email importanti che ho inviato in settimana, oppure un numero telefonico di un fornitore ecc…

Ovviamente ho una parte destinata alla programmazione mensile con i giorni festivi, i giorni in cui ho lavorato, e le fasi e scadenze mensili che puoi avere.

Come sempre il mio consiglio è quello di adattare il metodo alle tue esigenze, quindi se hai un numero maggiore di scadenze mensili, (come ad esempio i commercialisti) è più giusto implementare la vista mensile, e semmai ridurre quella settimanale o eliminarla del tutto.

Con il passare del tempo ho adattato ed affinato il mio metodo alle esigenze, anche quelle che sono sorte in un secondo momento, quindi ho eliminato alcune parti ed inserito altre. Il mio ultimo layout è questo:

foto-03

In questa immagine puoi vedere come ho organizzato il mio Layout settimanale, con la descrizione dei giorni, i to/do settimanali ed eventuali note.

foto-2

Questa è la parte in cui segno le cose da fare giornalmente, con le mie note raggruppate giorno per giorno

Lavoro “per Commessa”

Il lavoro da libero professionista è un lavoro sostanzialmente basato su commesse, non lo riesci a gestire in un layout basato sul tempo, ma deve essere legato alla commessa stessa.

In sostanza ogni commessa è paragonabile ad una lista di cose da fare per un determinato progetto, in cui ci sono tutte le fasi, dal preventivo alla consegna.

foto-4

Questa rappresenta un esempio di una scheda per commessa, in cui sono inseriti tutti i passaggi che io reputo fondamentali per portare a compimento quel lavoro. Inoltre ho la possibilità di scrivere delle note. L’unica difficoltà sta nello stimare quante pagine possono servirti per l’intera commessa, ma un quaderno ad anelli può tranquillamente eliminare questo problema.

Ovviamente in questo modo hai una chiara visione dell’intera commessa, ma non hai una vera e propria agenda con le scadenze di tutte le varie commesse che puoi avere.

In questo caso ci viene in soccorso la terza tipologia di lavorazioni:

Il Lavoro “Quotidiano”

Questo approccio rappresenta la base fondamentale di una organizzazione, ovvero l’agenda degli impegni quotidiani, che può essere implementata ed approfondita con varie metodologie differenti tra cui il Bullet Journal.

Questo è basato sull’avere un taccuino o un quaderno, sul quale segnare giorno per giorno la lista delle cose da fare.

foto-01

Questa è la pagina iniziale del mia agenda per il mese di febbraio. inserisco gli appuntamenti nei vari giorni, così come eventuali scadenze. nelle pagine successive proseguo come un classico Bullet Journal inserendo quindi anche gli appuntamenti e gli impegni che derivano dal lavoro per commessa.

Il mio metodo – 3 semplici mosse

Come detto in precedenza io ho un lavoro che sul piano della organizzazione risulta essere complicato, pertanto ho escogitato un metodo adatto ad esso e che abbraccia tutti e tre le tipologie:

  1. Utilizzo tre quaderni, di cui nel primo vi è il lavoro del cantiere, ovvero quello che posso considerare ciclico;
  2. Un secondo taccuino l’ho dedicato ai lavori per commessa, con delle sezioni ad ok per ognuna delle commesse;
  3. Un quaderno da utilizzare per la lista quotidiana delle cose da fare, ovvero in cui riporto giorno per giorno tutte le scadenze, appuntamenti e tutto ciò che devo fare in giornata. Io personalmente ho adottato da più di un anno il metodo del Bullet Journal, che ho seguito alla lettera per un po’ di tempo e poi l’ho adattato alle mie esigenze.In questo vi sono trascritti tutti gli appuntamenti, le mie note personali, le mie idee su argomenti che riguardano la casa, la famiglia, il mio blog, il mio lavoro da libero professionista, ovvero per commesse

In questo modo se devo compiere una azione per il cantiere guardo solo il primo taccuino, se devo lavorare sulle commesse, posso segnare l’appuntamento sul mio Bullet Journal, e poi trascrivere se necessario sul quaderno delle commesse.

Perché non inizi subito ad organizzare meglio il tuo lavoro seguendo i miei consigli? Un semplice quaderno ed una penna biro possono cambiarti la tua vita lavorativa. Se usi anche tu dei metodi per organizzarti meglio nel lavoro o se vuoi ulteriori spiegazioni puoi  lasciare un commento.

Se non hai letto i miei articoli precedenti ti lascio qui i link.

I 5 consigli per organizzare il proprio tempo

Scopri come organizzare una agenda

6 pensieri riguardo “Organizzare il lavoro in 3 semplici mosse

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.

%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: