Eisenhower – il principio di urgente / importante

Come usare il tempo efficacemente

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”

Immagina che il tuo capo o il committente ti abbia chiesto di preparare una presentazione o un documento importante con un breve preavviso.
Hai solo pochi giorni per metterlo insieme, il tuo carico di lavoro è già alto e hai molte altre attività urgenti nella tua lista delle cose da fare. Per questo motivo, sei ansioso, non puoi concentrarti e tutto sembra distrarti.
I fattori di stress dovute alle scadenze sono alcune delle fonti di pressione più pervasive nel mondo lavorativo, e accadono a causa del eccessivo carico di lavoro da svolgere in tempo troppo breve. Quindi, come puoi superare questo stress e concentrarti solo sulle cose che sono essenziali per fare un buon lavoro?

Il Principio urgente / importante di Eisenhower ti aiuta a pensare alle tue priorità e a determinare quali delle tue attività sono importanti e quali non lo sono.

Cosa sono le attività “urgenti” e “importanti”?

In un discorso del 1954 alla Seconda Assemblea del World Council of Churches, l’ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che citava il dott. J. Roscoe Miller, presidente della Northwestern University, ha dichiarato: “Ho due tipi di problemi: l’urgenza e l’importante. L’urgente non è importante, e l’importante non è mai urgente. Questo è il “principio di Eisenhower” e rappresenta il modo in cui egli stesso ha organizzato il suo carico di lavoro e le sue priorità.

Ha riconosciuto che una grande gestione del tempo significa essere efficace oltre che efficiente. In altre parole, dobbiamo dedicare il nostro tempo a cose importanti e non solo a quelle urgenti. Per fare questo, e per ridurre al minimo lo stress di avere troppe scadenze, dobbiamo capire questa distinzione:

  • Le attività importanti hanno un risultato che ci porta a raggiungere i nostri obiettivi, siano essi professionali o personali.
  • Le attività urgenti richiedono attenzione immediata e sono generalmente associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro. Sono spesso quelli su cui ci concentriamo e richiedono attenzione perché le conseguenze del non aver a che fare con loro sono immediate.

Sapere in anticipo quali sono le attività importanti e urgenti ci aiuta a superare la nostra naturale propensione a concentrarci esclusivamente sulle attività urgenti anche se sono meno importanti. Questo approccio ci farà avere abbastanza tempo per fare ciò che riteniamo essenziale per il nostro successo. Così facendo passiamo da una situazione di perenne “urgenza” ad una con pieno controllo delle nostre attività.

Come usare il principio di Eisenhower

Per usare questo principio, comincia creando una lista di tutte le attività e i progetti che ritieni di dover fare. Cerca di includere tutto ciò che occupa il tuo tempo al lavoro, anche se poco importante (come le email, le telefonate o piccole riunioni).

Quindi, pensa a ciascuna attività e inseriscila in una delle quattro categorie, come mostrato nella figura 1 di seguito:

matrice di Eisenhower o di Covey

Quindi utilizzare le strategie descritte di seguito per pianificare le attività.

Q1. Importante e urgente

Esistono due tipi distinti di attività urgenti e importanti: quelle che non avresti potuto prevedere e altre che hai lasciato fino all’ultimo minuto.

Puoi eliminare le attività dell’ultimo minuto pianificando in anticipo ed evitando di procrastinare. 

Tuttavia, non è sempre possibile prevedere o evitare alcuni problemi critici e urgenti. Qui, l’approccio migliore consiste nel lasciare un po ‘di tempo nella pianificazione per gestire problemi imprevisti e attività importanti non pianificate. (Se si verifica una grave urgenza, è necessario riprogrammare altre attività.)

Se hai molte attività urgenti e importanti, identifica quali di questi potresti aver previsto, e pensa a come potresti pianificare attività simili in anticipo, in modo che non diventino urgenti.

(progetti in scadenza, telefonate ai clienti, problemi pressanti e da risolvere con urgenza, programmi in scadenza o già scaduti)

Q2. Importante ma non urgente

Queste sono le attività che ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi personali e professionali e portare a termine un lavoro importante.

Assicurati di avere tutto il tempo per fare queste cose correttamente, in modo che non diventino urgenti. Inoltre, ricorda di lasciare abbastanza tempo nel tuo programma per affrontare problemi imprevisti. Ciò consentirà di massimizzare le possibilità di tenere il passo e di evitare lo stress del lavoro diventando più urgente del necessario.

(progetti a medio/ lungo termine ma Keep calm e datti da fare, perchè prima o poi queste attività possono rientrare nel caso n. 1)

Q3. Non importante ma urgente

I compiti urgenti ma non importanti sono cose che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi. Innanzitutto chiediti se puoi riprogrammarli o delegarli. 

Molto spesso queste attività arrivano dall’esterno, da altre persone e/o colleghi. A volte è appropriato dire “no” alla gente educatamente o incoraggiarli a risolvere il problema da soli.

(riunioni superflue, mansioni che non ti competono ma che ti sono state “scaricate” da qualcun altro…)

Q4. Non importante e non urgente

Queste attività sono solo una distrazione – la parola chiave è EVITARLE!.

Puoi semplicemente ignorare o cancellare molte di queste attività. Tuttavia, alcuni possono essere attività che altre persone vogliono che tu faccia, anche se non contribuiscono alla crescita e allo sviluppo del tuo lavoro. Di nuovo, dì “no” educatamente, se puoi, e spiega perché non puoi farlo.

Se le persone vedono che sei chiaro sui tuoi obiettivi e limiti spesso eviteranno di chiederti di fare attività “non importanti” in futuro.

(attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente)

È quindi evidente che più occuperai il tuo tempo con le attività del quadrante Q2, meno sarai costretto a far fronte alle urgenze (Q1 e Q3). Se infatti avrai pianificato un progetto con largo anticipo (Q2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello stato di urgenza (Q1). L’importante è tenere sempre presente che una cosa urgente non diventa automaticamente importante e che, se non lo è, andrebbe completamente ignorata.

Ecco un piccolo trucco per tenere a mente questo schema utilizzando la parola TIME:

  • T – Q1: Tassativo
  • I – Q2: Importante e Indispensabile
  • M – Q3: Mobile o darne Mansione a qualcun altro
  • E – Q4: Eliminabile

Punti chiave

Il principio urgente / importante di Eisenhower ti aiuta a identificare rapidamente le attività su cui dovresti concentrarti, così come quelle che dovresti ignorare.

Quando si utilizza questo strumento per dare la priorità al proprio tempo, è possibile affrontare questioni veramente urgenti, mentre si lavora per obiettivi importanti a più lungo termine.

Per utilizzare lo strumento, elencare tutte le attività e attività e inserirle in una delle seguenti categorie:

  • Importante e urgente.
  • Importante ma non urgente.
  • Non importante ma urgente.
  • Non importante e non urgente.

Quindi pianificare attività e attività in base alla loro importanza e urgenza.

Raffaele Dipace

Curioso, con tanta voglia di scoprire ed inventare, con la passione per il cinema, il planning, il fai da te, il giardinaggio e ovviamente internet e tecnologia. Ingegnere nel resto della giornata.

24 pensieri riguardo “Eisenhower – il principio di urgente / importante

  • 12 giugno 2018 in 21:37
    Permalink

    Un articolo che mi ha colpito perchè trattare l’argomento in maniera diversa, da altre prospettive. Con la tabella la cosa è più semplificata, mi piace!

    Risposta
    • 15 giugno 2018 in 12:06
      Permalink

      Saper utilizzare questi principi, significa avere grandi possibilità di successo in qualsiasi cosa tu voglia fare. privata, lavorativa, hobbystica ecc… spero di esserti stato utile.

      Risposta
  • 18 giugno 2018 in 12:50
    Permalink

    Questo articolo è sicuramente da salvare .. per leggerlo ogni volta che ci lasciamo sopraffare dalle cose .. Io sono comunque una amante delle liste. Mi aiutano tanto a darmi delle priorità.

    Risposta
  • 18 giugno 2018 in 15:42
    Permalink

    Bellissimo articolo.
    Applichero` questo principio a tutte le faccende che dovro` fare, cosi` sapro` cosa vale la pena fare immediatamente e cosa no.
    Grazie di averlo scritto 🙂

    Risposta
  • 19 giugno 2018 in 10:39
    Permalink

    Non conoscevo questo principio, però dato che la confusione qui regna sovrana dovrò provare ad applicarlo!

    Risposta
  • 19 giugno 2018 in 11:36
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    Devo dire che il tuo blog è sempre pieno di spunti interessanti. Questo sul principio di Urgente e Importante mi è davvero piaciuto molto. Grazie

    Risposta
  • 19 giugno 2018 in 15:25
    Permalink

    Sono una persona che va subito nel panico e quando ho molte cose da fare vado nel pallone perchè ho difficoltà ad organizzarmi ed ho paura che il mio tempo non basti… terrò presente quest’articolo per il futuro.

    Risposta
  • 19 giugno 2018 in 15:31
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    Organizzare il tempo è un’arte e allo stesso tempo una necessità, utilizzare il tempo al meglio necessita di organizzazione è vero. Questo schema urgente-importante, da delegare o no è interessante

    Risposta
  • 20 giugno 2018 in 16:34
    Permalink

    Nella mia gestione quotidiana nei periodi più fitti di impegni e scadenze utilizzo uno schema abbastanza simile seppur meno sofisticato. Penso che fare un passo in più e approcciare il metodo Eisenhower potrebbe aiutarmi in un salto di qualità organizzativo

    Risposta
  • 20 giugno 2018 in 16:55
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    È un consiglio molto utile ma alle volte difficile da concretizzare. Nella nostra testa tutto diventa urgente quando non c’è abbastanza tempo. È sempre dura fermarsi e ragionare.

    Risposta
  • 21 giugno 2018 in 23:31
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    Proverò a mettere in atto i tuoi consigli. Io ho sempre il brutto vizio di rimandare le cose all’ultimo e non aver poi mai tempo per tutto.

    Risposta
  • 22 giugno 2018 in 10:34
    Permalink

    Nel lavoro che ho fatto per vent’anni avevo delle scadenze e, molto spesso, riuscire a programmare era difficile perché dipendevo dal cliente, che a quanto pare non conosceva il metodo Eisenhower, per questo diventava indispensabile delegare, quando possibile. Ora che ho tutto il tempo del mondo a disposizione sono quella dell’ultimo minuto…
    Devo salvare l’articolo e farne tesoro.

    Risposta
  • 22 giugno 2018 in 19:39
    Permalink

    Devo applicare questo principio alle mie giornate 😅 mi capita spesso di rimandare le cose importanti e fare ciò che potrebbe attendere 😂

    Risposta
  • 23 giugno 2018 in 14:01
    Permalink

    Ottimi spunti per riuscire “finalmente” a pianificare meglio, lo devo applicare assolutamente.

    Risposta
  • 23 giugno 2018 in 14:16
    Permalink

    Da informatico, non posso che appoggiare questo pensiero. Ci sono delle metodologie di sviluppo che tengono a mente proprio questo principio. Siccome si tratta di soldi, prima fai le cose tassative, prima il cliente sarà soddisfatto. Spesso questo la gente non lo capisce. Un principio che va oltre il lavoro.

    Risposta
  • 23 giugno 2018 in 15:09
    Permalink

    I tuoi consigli sono sempre utilissimi e se riuscissi a metterli in pratica tutti davvero renderei il doppio stressandomi la metà

    Risposta
  • 23 giugno 2018 in 23:11
    Permalink

    Ottimo articolo! Non conoscevo il il metodo Eisenhower, ma devo dire che è davvero utile per pianificare il nostro tempo senza rischiare di perderlo in azioni inutili e superflue!

    Risposta
  • 24 giugno 2018 in 14:21
    Permalink

    Diciamo che non sono molto brava ad organizzar mi,mi escono sempre fuori mille imprevisti….mi studiero` meglio il tuo metodo ne ho bisogno!

    Risposta
  • 24 giugno 2018 in 16:16
    Permalink

    mi hai ricordato in un battito di ciglia un principio che all’Università mi aveva fatto sbuffare non poco, tanto da non averlo mai messo in pratica nella vita quotidiana..
    Grazie a te lo sto rivalutando seriamente!

    Risposta
  • 5 luglio 2018 in 11:01
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    Ne avevo sentito parlare di questo principio ma non sapevo che fosse di Eisenhower . Molto interessante la tabella e le spiegazioni a seguito.. mi piacerebbe sapere metter in pratica questi concetti.. sono spesso molto confusionaria nel fare le cose… Saper mettere in pratica questo principio penso ti apra molte possibilità nella vita personale e professionale, perchè impari a mettere ordine alle cose. Grazie 🙂

    Risposta
  • 10 luglio 2018 in 23:01
    Permalink

    Già conoscevo questo principio (anche se non sapevo si chiamasse principio di Eisenhower). Domanda per te: commentare gli articoli altrui come si colloca in questa tabella? 🙂

    Risposta
    • 14 luglio 2018 in 21:42
      Permalink

      commentare gli articoli è una attività che io inserirei nella seconda fascia, ovvero è una attività da programmare, e che devo obbligatoriamente fare io. 🙂

      Risposta
  • Pingback:Consigli per il affrontare il ritorno dalle vacanze – Diparaffo's Blog

  • 21 settembre 2018 in 22:43
    Permalink

    Interessantissimo. Dovrei imparare a gestire meglio le mie risorse perché non so dire mai di no e arrivo ad essere spesso irritabile e nervosa.

    Risposta

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